6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU İLE İLGİLİ AYDINLATMA METNİ
I- AMAÇ
Ilgaz Grup, sahip olduğu gerçek ve tüzel kişilere ait kişisel verilerin hukuka uygun bir biçimde toplanması, saklanması ve paylaşılması ile bu verilerin gizliliğinin koruması amacıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümleri çerçevesinde gerekli olan tüm güvenlik tedbirlerini almaktadır.
İşbu Aydınlatma Formu, kişisel verileri Ilgaz Grup tarafından KVKK hükümleri kapsamında edinilmiş veya işlenmiş olan gerçek ve tüzel kişileri, bu verilerin işlenmesi veya paylaşılması esnasında uyulan kurallar ile bu kişilerin sahip oldukları haklar hakkında bilgilendirilmesi amacıyla düzenlenmiştir.
II- TANIMLAR
Ilgaz Grup: Ilgaz İnşaat Ticaret A.Ş. ile onun tüm iştiraklerini ve bağlı ortaklıklarını,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir nitelik taşıyan ve gerçek kişilere ait olan her türlü bilgiyi (KVKK m. 3/1(d)),
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi (KVKK m. 3/1(e)),
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veriyi (KVKK m. 6/1),
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi (KVKK m. 3/1(ğ),
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini (KVKK m. 3/1(h)),
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi (KVKK m. 3/1(ı)) ifade eder.
III- VERİ SORUMLUSU
KVKK hükümleri kapsamında, Ilgaz Grup’a dâhil olan tüm tüzel kişiler, ayrı ayrı veri sorumlusu olarak hareket etmektedir.
IV- KİŞİSEL VERİLERİN HANGİ AMAÇLA VE SÜREYLE İŞLENEBİLECEĞİ
Ilgaz Grup tarafından, yazılı, sözlü, görüntülü, sesli veya yazılı ya da elektronik ortamlardan veya Ilgaz Grup’un her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurum ve tüzel kişilerden (iş ortağı, tedarikçi, ajans, acente, taşeron, yüklenici, danışman ve bunlarla sınırlı olmaksızın) elde edilen Kişisel Veriler, KVKK m. 4, 5 ve 6 hükümlerinde belirlenen koşullar çerçevesinde ve şu amaçlarla işlenebilir:
- Resmî kurumlarca öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyma, sözleşmelerin gerekliliklerini yerine getirme ve bu hizmetlerden faydalanılması amacıyla Ilgaz Grup’un tabi olduğu yasal yükümlülükleri ifa etmek ve mevzuata uyum,
- Şirket stratejilerinin belirlenmesi,
- Sözleşme ilişkilerine girilebilmesi ve bunların yürütülebilmesi açısından yapılması gereken tüm yasal veya teknik çalışmaların yürütülmesi,
- Müşteriler için uygun ürün, proje ve hizmetlerin belirlenmesi, bunların müşterilere özel hale getirilmesi, geliştirilmesi ve sunulması,
- Ilgaz Grup’a dâhil olan tüzel kişilerin birimleri arasındaki koordinasyon, işbirliği ve verimliliğin sağlanması ve geliştirilmesi,
- Kullanılan internet sitesi ve diğer elektronik sistemlerin güvenliğinin sağlanması,
- Gerekli bildirimlerin ilgili taraflara yapılması,
- Reklam ve pazarlama çalışmalarının yapılması ve geliştirilmesi,
- Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Personel özlük dosyalarının oluşturulması, bordrolama,
- Çalışan sözleşme süreci yönetimi,
- Çalışanlara iş sözleşmesinin ifası kapsamında araç, telefon ve hat tahsis edilmesi,
- Personel girişleri için kart ve servis kayıtlarının yapılması,
- Sigorta yenileme süreçlerinin yürütülmesi,
- Alt işverenlik kapsamında uygunluk değerlendirmelerinin yapılması,
- Hukuki iş veya işlemlerin takibi, sözleşmelerin yönetimi, Ilgaz Grup’un yasalar önündeki haklarının korunabilmesi amacıyla hukuki süreçlerin takibi
- Sözleşmeye veya kanuna aykırılıkların soruşturulması, tespiti, önlenmesi, idari ve adli makamlara bildirilmesi,
- İnternet log kayıtlarının tutulması,
- Finansal risklerinin tespiti, Ilgaz Grup’un finans ve muhasebe işlemlerinde, ilgili süreçlerin yürütülebilmesi,
- İş güvenliği, iş sağlığı ve Ilgaz Grup’un iş sürekliliği için gerekli olan bina, tesis ve çalışanların can ve iş güvenliğinin sağlanması,
- İnsan kaynakları başka olmak üzere politikaların oluşturulması, iş başvurularının değerlendirilmesi ve insan kaynakları havuzunun geliştirilmesi,
- Kişisel Veri sahiplerinin elektronik posta, SMS ve faks ile bilgilendirilmesi, bu kişilere basılı bültenler, dergiler ve kampanyalara dair yazılar gönderilmesi ve bu kişilerin istek, talep ve şikâyetlerinin değerlendirilmesi,
- Bütçeleme süreçlerinin devamlılığı,
- Personel eğitimlerinin verilmesi ve yönetimi,
- Şirket içi eğitim ve uyum programlarının planlanması ve icrası,
- Yönetim kurulu kararlarının yönetimi,
- Genel kurul toplantısı plan ve yönetimi,
- Memnuniyet, performans ve benzeri ölçümlerin yapılması ve bu çerçevede gerekli operasyonların yürütülmesi.
Kişisel Veriler, Ilgaz Grup’un ilgili politikalarında kabul edilen yahut mevzuatta öngörülen süre boyunca elde tutulabilir.
V- İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILABİLECEĞİ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI
Ilgaz Grup tarafından toplanan Kişisel Veriler, KKVK m. 9. hükmü çerçevesinde;
- Mevzuatın izin verdiği kişi veya kuruluşlarla,
- Kanunen yetkili kılınan kamu kurum ve kuruluşlarıyla, idari veya yasal mercilerle
- Ilgaz Grup’un iş ortaklarıyla, tedarikçileriyle, hissedarlarıyla veya iştirakleriyle,
- Merkezi, şubesi, işyeri, faaliyetleri yahut veri saklama birimleri yurt içinde veya dışında olan ve Ilgaz Grup’ta bulunan tüzel kişilerle ve bunların hissedarlarıyla, bağlı işletmeleriyle, iştirakleriyle, iş ortaklarıyla, tedarikçileriyle, ajanslarıyla, acenteleriyle, taşeronlarıyla, yüklenicileriyle, danışmanlarla ve bunlarla sınırlı olmaksızın diğer özel gerçek yahut tüzel kişilerle ve
- Mevzuatın gerektirmesi halinde, yurt içinde veya dışında bulunan kamu veya özel kuruluşlarıyla veya kişilerle paylaşılabilir.
Kişisel Veriler, Ilgaz Grup tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden yararlanılması, sunulan hizmetin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlara göre özelleştirilerek farklılaştırılması ve önerilmesi, hukuki, fiziki ve ticari güvenliğin temini, hizmetlerin kalitesinin yükseltilmesi ile denetimi ve hizmetlerin değerlendirilmesi, işletme stratejilerinin ve politikalarının oluşturulabilmesi ile yasal mevzuata uyulması amacıyla, Ilgaz Grup’ta bulunan tüzel kişilerle, bunların hissedarları, bağlı işletmeleri ve iştirakleri, iş ortağı, tedarikçi, ajans, acente, taşeron, yüklenici, danışman ve bunlarla sınırlı olmaksızın diğer özel gerçek yahut tüzel kişiler yahut kamusal kuruluşlarla KKVK m. 8 hükmü çerçevesinde paylaşılabilir.
VI- KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel Veriler, Ilgaz Grup’un merkezi, şubeleri, acenteleri, satış ofisleri veya diğer alt yüklenicileri veya iş ortakları ile Veri Sahibinin iletişime geçebileceği diğer ofis ve diğer fiziki ortamlardan, internet sitelerinden, çağrı merkezlerinden, mobil uygulamalardan ve benzeri elektronik işlem platformlarından, sosyal medya veya diğer kamuya açık mecralardan, Veri Sahibinin düzenleyeceği veya katılacağı eğitim, konferans ve benzeri ortamlardan, araştırma yöntemiyle veya diğer grup şirketleri veya anlaşmalı olunan diğer kişi ve kuruluşlar kanalıyla yazılı, sözlü, ses veya görüntü kaydı veya diğer fiziksel veya elektronik ortamlardan kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.
Kişisel Veriler, KVKK m. 5 ve 6 hükümlerinde belirtilen Kişisel Veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin IV. ve V. numaralı maddelerinde belirtilen amaçlarla toplanabilecek, işlenebilecek, aktarılabilecek ve saklanabilecektir.
VII- KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Kişisel Veri sahibinin KVKK hükümleri ve işbu Aydınlatma Metni kapsamında sahip olduğu haklar şunlardır:
- Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK m. 7 hükmü çerçevesinde, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, verilerin silinmesini, yok edilmesini yahut anonim hale getirilmesini isteme,
- Talep üzerine düzeltilen, silinen, yok edilen yahut anonim hale getirilen bilgilerin bu işlemlerinin, eğer aktarılmış ise kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda belirtilen hakların kullanılması için talep sahibi, bu talebini,, KVKK m. 13/1 hükmü ile 30356 sayılı ve 10.03.2018 tarihli “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” hükümleri gereğince Türkçe ve yazılı olarak “………………………” adresine veya kayıtlı elektronik posta adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Ilgaz Grup’a daha önce bildirilen elektronik posta adresini kullanmak suretiyle ………………… (e-posta adresi) iletmelidir.
VIII- BAŞVURU USULÜ
İş bu Aydınlatma Metninde öngörülen hususlar çerçevesinde VII. madde hükmünde gösterilen yazılı adrese yapılacak olan tüm talepler, noter kanalıyla gönderilmelidir. E-posta adresine gönderilecek talepler ise, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da talep sahibinin Ilgaz Grup nezdinde kayıtlı olan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle gönderilmesi gerekmektedir.
Her durumda, iletilen başvurular, bu dokümanın ekinde verilen form üzerinden Türkçe yapılmalı ve talepler açıkça anlaşılabilecek şekilde kaleme alınmalıdır. Bundan başka, başvuruda, talepte bulunan kişinin,
- (a) Adını, soyadını ve başvuru yazılı ise imzasını,
- (b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı ise, T.C. kimlik numarasını, yabancı ise uyruğunu, pasaport numarasını veya varsa kimlik numarasını,
- (c) Tebligata esas yerleşim yerini veya iş yeri adresini,
- (ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresini, telefon ve faks numarasını,
- (d) Talep konusunu
içermek zorundadır. Bundan başka, talep konusuna ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Yukarıda belirtilen koşullara uygun olarak yapılacak başvurular, en çok (başvurunun yapıldığı tarih hariç olmak üzere) otuz (30) gün içerisinde sonuçlandırılarak yanıtlanır. Ancak, iletilen bilgi ve belgelerin eksik olması durumunda, bu süre, bilgi ve belgelerin tam ve doğru bir şekilde iletilmesinden itibaren başlar.
Söz konusu başvurular bugün için ücretsizdir. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Bu halde, ilgili ücret peşin ve tam olarak Ilgaz Grup’a ödenmediği sürece, başvuruya yanıt verilmeyecektir.
Başvurulara karşı yanıtlar, başvuruda bulunan kişinin tercihine göre, yazılı olarak talep eden başvuru sahibinin adresine, e-posta adresine gönderilebilir veya elden teslim alınabilir. Talep sonucunun elden teslim alınmasının tercih edildiği hallerde, başvurunun Vekâleten teslim alınmak istenmesi durumunda, noter tasdikli vekâletname veya yetki belgesinin ibraz edilmesi gerekmektedir.
İşbu Aydınlatma Metni, Ilgaz Grup ile yazılı yahut sözlü olarak akdetmiş olduğunuz her türlü sözleşmenin ayrılmaz bir parçasıdır.
